METODE PERSIDANGAN

Istilah ”Sidang” sebenarnya tidaklah menjadi hal yang asing ditelinga kita, karena hampir setiap waktu kita mendengar istilah itu, sebut saja sebagai contoh kita akrab dengan ungkapan  ”sidang Pengadilan”, ”Sidang Istimewa”, ” sidang Rakyat”, ”Sidang Majelis”,”Sidang Dewan juri”, dan berbagai jenis sidang lainnya. Bahkan mungkin saja kita sering (minimal pernah) menjadi subyek pelaku yang terlibat aktif dalam sebuah proses persidangan. Apalagi bagi kita yang berkecimpung dalam dunia akademis, bahkan seorang aktifis mahasiswa, kita sebenarnya tealah menjadi bagian dari persidangan itu sejak lama.

A.    Pengertian Sidang

Sidang menurut saya hanyalah kata lain (sinonim) dari beberapa istilah yang senada dan sudah akrab ditelinga kita, seperti kata rapat, pertemuan (meeting), atau bahkan musyawarah, karena secara prinsipil  istilah ini punya substansi yang sama.   Persidangan dengan segala macam unsurnya adalah suatu pengetahuan dan wawasan yang harus dimiliki oleh para aktifis, organisatoris, fungsionaris, juga orang banyak berhadapan dengan situasi formal. Maka ketika kita mendefinisikan  persidangan, tidak bisa dilepaskan dari makna yang terkandung dari kata rapat/pertemaun atau musyawarah.

sar bahasa indonesia (1996:1984) mendefinisikan sidang sebagai sebuah kegiatan berkumpulnya sekelompok orang untuk membicarakan sesuatu permasalahan. Selanjutnya Hornby Oxford Dictionary (1087:529) mendefinisikan meeting dengan coming together of a number of persons at certain time and place, esp. For discussion a certain topic (berkumpulnya sekelompok orang pada suatu waktu dan tempat, biasanya untuk mendiskusikan suatu permasalahan).

Dari hal diatas dapat disimpulkan bahwa persidangan adalah pertemuan formal organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai sebuah Ketetapan. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat kepada seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya final sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung.

B.    Macam-macam Sidang

1.     Ditinjau dari segi peserta

a. Sidang Pleno

•  Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan.

• Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang

• Sidang Pleno dipandu oleh Steering Committee

• Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan Permusyawaratan

b. Sidang Komisi

•  Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi

•  Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang Pleno

• Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisi

• Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut

• Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan

c. Sidang Sub Komisi / Paripurna

a. Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan

b. Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang

c. Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan Permusyawaratan

2.     Ditinjau dari Keputusan

a.     Kongres/Munas/Muktamar

b.     Konferensi/Muscab

c.     Musyawarah daerah

d.     Rapat Anggota

3.     Ditinjau dari Jabatan Peserta Sidang

a.     Rapat presidium

b.     Rapat pengurus

c.     Rapat pleno

d.     Rapat bagian/dept./sie

e.     Rapat Pimpinan

C.    Unsur-unsur Sidang

1. Tempat/ruangan Sidang

Dalam persidangan dibutuhkan tempat yang kondusif bagi kelancaran sidang. Syarat tempat persidangan yaitu:

Ø  Cukup luas dan menampung semua peserta

Ø  Sistem sirkulasi yang baik, dianjurkan diruangan AC

Ø  Ruangan bersih dan sehat

Ø  Nyaman

Ø  Keamanan terjamin

Ø  Cukup air dan terdapat WC yang layak

Ø  Ada tempat untuk sholat

Ø  Memiliki ruang untuk sidang-sidang komisi

2. Agenda Sidang

Setiap acara sidang tentu harus dipersiapkan oleh penyelenggara sidang, konsep atau rancangan acara sidang disodorkan kepeserta sidang.

3. Waktu sidang

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam mengukur waktu sidang, yaitu:

Ø  Memperhitungkan kesempatan para peserta untuk hadir

Ø  Jadual bersidang tergantung pada besarnya masalah

Ø  Tidak mengganggu waktu sholat

Ø  Memperhitungkan waktu istirahat

Ø  Pemakaian waktu seefisien mungkin

Ø  Tentuksn batas waktu berakhirnya persidangan

Ø  Diberitahukan kepada semua peserta, sehingga dapat lebih memperhatikan waktu

4. Perlengkapan Sidang

Untuk kelancaran sidang, dibutuhkan perlengkapan sidangsebagai berikut :

Ø  Kursi dan meja sidang

Ø  Penerangan yang cukup

Ø  Palu sidang

Ø  White board/spidol

Ø  Podium untuk berbicara

Ø  Sound sistem

Ø  Alat tulis menulis

Ø  Dekorasi ruangan (Spanduk, papan nama, dll)

5. Peserta Sidang

Peserta adalah orang yang berhak ikut dalam suatu persidangan. Syarat peserta sidang adalah:

Ø  Diundang oleh penyelenggara

Ø  Mengetahui dan memahami materi yang akan dibahas dalam sidang

Ø  Berfikir solutif bukan problematik

Ø  Berani mengemukakan pendapat

Ø  Tidak emosional dalam menanggapi masalah

6. Pimpinan Sidang

Pimipinan sidang adalah orang yang ditunjuk oleh peserta sidang melalui sebuah mekanisme pemilihan yang telah disepakati oleh semua peserta sidang untuk memimpin jalannya persidangan dari awal sampai akhir. Sebagai pemimipin sidang, mereka punya wewenang memimpin dan mengatur kelancaran prosesi persidangan dari awal sampai berakhirnya persidangan.

Adapun tugas dan kewajiban pimpinan sidang adalah:

Ø  Mengarahkan sidang untuk menyelesaikan permasalahan

Ø  Meminta peraetujuan peserta sidang untuk menyusun agenda tata tertib.

Ø  Menjelaskan masalah yang dibahas

Ø  Manjaga kelancaran dan ketertiban sidang

Ø  Memberikanmasalah, menyalurkan/mengarahkan pendapat/pembicaraan peserta.

Ø  Menyimpulkan hasil pembicaraan dan menjelaskan kembali

Ø  Mengusahakan agar mendapatkan kesepakatan dan keputusan.

Syarat pimpinan sidang:

Ø  Mempunyai leadership

Ø  Berpengetahuan luas

Ø  Tahu dan paham tata cara sidang

Ø  Berpengalaman

Ø  Bijaksana dan bertanggung jawab

Sikap Pimpinan sidang:

Ø  Sopan dan hormat dalam setiap kata dan perbuatan

Ø  Memberi kepercayaan dan netral terhadap peserta.

Ø  Memiliki vitalitas yang tinggi

Ø  Disiplin dan cakap

Ø  Menghargai pendapat orang lain

Ø  Simpatik dan menarik

Ø  Bersikap adil terhadap semua peserta

Ø  Simpatik dan menarik

Ø  Tegas

Pemilihan pimpinan sidang:

Ø  Dipilih oleh peserta sidang

Ø  Karena jabatan/kedudukan

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam memimpin sidang :

Ø  Hindari  pembahasan yang berulang

Ø  Fokuskan permasalahan hanya pada satu permasalahan

Ø  Pahami dan analsis sumber permasalahan

Ø  Hindari kata-kata yang memberikan tawaran luas kepada kepada forum sidang, seperti: Bagaimana?

7. Sekretaris/Notulensi Sidang

Sebuah persidangan harus memastikan adanya orang-orang tertentu yang merekap risalah persidangan (jalannya prosesi persidangan), hal ini sebagai tanda bukti bahwa bilamana ada hal yang perlu ditinjau kembali. Orang yang bertugas sebagai notulensi ini bisa diambil dari peserta sidang, namun sebaiknya Notulen sidang sebagai peserta ”bebas” untuk memungkinkan dia bisa bekerja lebih cermat dalam mencatat semua perjalanan secara jernih dan objektif.

8. Keputusan sidang

Keputusan sidang adalah hasil dari seluruh persidangan dan hal ini diformalisasikan dari semua pendapat peserta yang kemudian dimintakan kesepakatan bersama mengenai keputusan sidang. Jadi keputusan sidang merupakan Final Solution dari suatu persidangan.

9. Tata tertib sidang

Tata tertib sidang adalah seperangkat aturan yang disepakati oleh seluruh peserta sidang sebagai alat untuk menjaga agar prosesi persidangan berjalan lancar, disiplin, terarah, dan dalam etika moral yang berlaku. Karena tata tertib sidang ini menyangkut atau mengikat semua orang yang terlibat dalam persidangan (baca: Peserta sidang), maka tata tertib ini harus sudah mendapat persetujuan dari seluruh peserta sidang sebelum diberlakukan.

D.    Mekanisme Pengambilan Keputusan

Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ n   + 1 dari peserta yang terdaftar pada Panitia (OC) dan Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak (½ + 1) dari peserta yang hadir di persidangan.

Proses pengambilan keputusan bisa bersifat:

a.     Kualitatif

Yaitu Saling menyatakan pendapat masing-masing peserta

b.     Interpretasi

Yaitu penafsiran pendapat agar dapat pengertian yang jelas

c.     Diferensiasi

Yaitu terdapat perbedaan pendapat secara perorangan

d.     Motifikasi

Yaitu motif pendapat yang sama dikumpulkan, sehingga diperoleh gambaran yang jelas.

e.     Polsrisasi

Yaitu pendapat yang sama dikumpulkan, sehingga diperoleh gambaran yang lebih jelas.

f.      Kontradiksi

Yaitu terjadi konflik akibat perbedaan pendapat yang menajam

g.     Integrasi

Pernyataan semua pendapat yang merupakan simpulan yang dapat diterima oleh semua peserta.

Lazim berlaku dalam banyak persidangan bahwa untuk mengambil sebuah keputusan, mereka melewati langkah-langkah berikut:

a.     Mengambil keputusan dengan ”musyawarah mufakat”

Hal ini adalah mekanisme yang paling baik dimanan semua orang yang hadir sama-sama setuju dengan keputusan yang akan diambil tanpa adanya paksaan dari orang lain.

b.     Mengambil keputusan dengan suara terbanyak (Vooting)

Tidak jarang terjadi kebuntuan peserta sidang tentang suatu permasalahan yang seharusnya  segera diputuskan. Artinya  ada banyak pendapat tentang permasalahan tersebut, maka ketika ”musyawarah mufakat” sudah diusahakan secara maksimal, termasuk Lobying namun ternyata gagal (tidak bisa lagi dicapai), maka tidak ada pilihan lain kecuali keputusan harus diambil dengan cara pemungutan suara (Vooting). Karena ini adalah mekanisme yang telah disepakati, bagi pihak yang tidak memiliki suara tyerbanyak harus (kalah vooting) harus tetap konsisten dan menghormati keputusan tersebut.

E.    Aturan Pemakaian Palu

Palu merupakan alat yang paling identik dalam sebuah persidangan, mengenai jumlah ketukan palu sebenarnya tidak ada aturan baku atau standar yang digunakan. Namun biasanya dalam banyak sidang aturan ketukan yang digunakan adalah:

 1. Satu Kali Ketukan

ü  Untuk memindahkan palu, menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.

ü  memberikan peringatan kepada peserta

ü  Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin perpoin (keputusan sementara)

ü  Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama sehingga peserta sidang tidak perlu meninggalkan tempat sidang.

ü  Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.

2. Dua Kali Ketukan

ü  Untuk skor selama 2 x 15 menit, 2 x 30 menit.

ü  Membuka dan mencabut kembali

Perbedaan skor sidang 1 x 30 menit dengan 2 x 15 menit ialah :

Untuk skor sidang 2 x 15 menit, jika sudah masuk 15 menit pertama dapat dicek, apakah kondisi memungkinkan untuk mencabut skor sidang an memulai lagi persidangan. Jika tidak maka skor terus berlanjut. Sementara jika skor sidang 1 x 30 menit, skor harus dicabut setelah 30 menit.

3.Tiga Kali Ketukan

ü  Untuk membuka persidangan resmi

ü  Untuk membuka secara resmi

ü  Untuk menutup secara resmi

ü  Untuk menetapkan keputusan akhir

4.Cara mengajukan pendapat

Dalam mengajukan pendapat semua peserta sidang harus mengacungkan tangan terlebih dahulu, jelaskan tujuan anda (Mohon Bicara, Interupsi), setelah diizinkan oleh pimpinan sidang baru boleh mengemukakan pendapat. Ingat ......pimpinan sidang berhak menolak atau mengizinkan.

Contoh kalimat yang dipakai oleh Pimpinan Sidang:

1. Membuka sidang

“Dengan mengucap Bismilahirahmanirahim, sidang pleno I saya nyatakan dibuka. “ tok…….tok…….tok

2. Menutup sidang

“Dengan mengucap Alhamdulillahriabilalamin, sidang pleno I saya nyatakan ditutup.” Tok……..tok……..tok

3. Mengalihkan pimpinan sidang

“Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang berikutnya” tok.

4. Mengambil alih pimpinan sidang

“Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih “ tok

5. Menskorsing sidang

“Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit” tok……….tok.

6. Mencabut skorsing

“Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan“ tok…….tok

.

7. Memberi peringatan kepada peserta sidang

Tok………. “Peserta sidang harap tenang !”

F.    Istilah dalam sidang

1.     Skorsing

 Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu guna menyegarkan suasana sidang. Biasanya minimal 15 menit dan maksimal 2 x 24 jam.

2.     Lobbying

Ialah Menghentikan jalannya sidang dalam bentuk kompromi tetapi dalam tempo singkat untuk mencari persesuaian paham guna mencari kesepakatan yang tidak bisa diambil diruang persidangan.

3.     Mohon bicara

Digunakan untuk meminta izin ketika akan mengemukakan pendapat kepada pimpinan sidang

4.     Interupsi

Digunakan untuk memotong pembicaraan dalam persidangan atau menyela salah satu peserta lain.

Macam- macam interupsi antara lain:

a). Interuption of order

Bentuk interupsi yang dilakukan untuk meminta penjelasan atau memberikan masukan yang berkaitan dengan jalannya persidangan. Misalnya:

saat pembicaraan sudah melebar dari pokok masalah maka seseorang berhak mengajukan interuption of order agar persidangan dikembalikan lagi pada pokok masalahnya sehingga tidak melebar dan semakin bias.

b). Interruption of information

yaitu menambahkan informasi guna melengkapi pembicaraan yang dilakukan oleh peserta yang diinterupsi. Informasi bisa internal (misalnya: informasi atau data tentang topik yang dibahas) ataupun eksternal (misalnya: situasi kondisi di luar ruang sidang yang mungkin dapat berpengaruh terhadap jalannya persidangan).

c). Interruption of clarification

 Bentuk interupsi dalam rangka meminta klarifikasi tentang pernyataan peserta sidang lainnya agar tidak terjadi penangkapan bias ketika seseorang memberikan tanggapan atau sebuah penegasan terhadap suatu pernyataan.

d). Interruption of explanation

 Bentuk interupsi untuk menjelaskan suatu pernyataan yang kita sampaikan agar tidak ditangkap keliru oleh peserta lain atau suatu pelurusan terhadap pernyataan kita.

e). Interruption of personal Previlage

 Yaitu meminta kepada pimpinan sidang untuk menghentikan pembicaraan orang yang diinterupsi karena telah menyinggung martabat seseorang atau cenderung menyerang secara pribadi.

Pelaksanaan Interupsi :

ü  Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah mendapat ijin dari Pimpinan Sidang

ü  Interupsi diatas interupsi hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan

ü  Apabila dalam persidangan, Pimpinan Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan jalannya persidangan, maka Panitia Pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaan Pimpinan dan atau Peserta Sidang

ü  Jangan terlalu mudah atau sering menggunakan interupsi jika terlalu penting serta tidak boleh menginterupsi orang yang sedang menginterupsi kecuali pada kondisi tertentu.

Sanksi-sanksi :

Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi oleh pimpinan sidang dengan mempertimbangkan saran, dan usulan peserta.

G.   Etika persidangan

Karena persidagan dimaksudkan untuk pemecahan masalah demi kepentingan bersama, maka semua komponen yang terlibat dalam prosesi persidangan semestinya menghormati beberapa etika yang berlaku dalam persidangan atau musyawarah. WAMY (World Assembly Moslem Youth) memberikan beberapa etika yang perlu kita ingat dalam prosesi persidangan, antara lain:

1.     Memulai dengan niat yang baik

2.     Menciptakan suasana yang kondusif

3.     Mengakui adanya perbedaan pendapat

4.     Tidak mendominasi pembicaraan

5.     Mendengarkan dengan baik

6.     Berbicara singkat dan jelas

7.     Memperhatikan titik persamaan

8.     Tidak fanatik dengan diri sendiri dan mengakui kesalahan

9.     Menahan amarah

10. Tidak menyerang dan mematahkan

11. Merendahkan suara

H.    Panduan bagi penyelenggara sidang

1.     Hari- hari sebelum sidang

a)    Atur peran dan pembagian tugas dengan jelas

b)    Sebarkan undangan kesemua peserta sidang

c)     Persiapkan dan cek semua peralatan dan kebutuhan yang perlukan seoptimal mungkin (buat daftar check list)

d)    Siapkan semua dokumen/referendi yang diperlukan, antara lain:

ü  Kamus besar bahasa indonesia

ü  Peraturan/hukum yang digunakan

ü  Draft konsideran

ü  Draft masalah yang akan dibahas

ü  Daftar hadir peserta sidang

2.     Sebleum memulai sidang

a)    Draft masalah yang akan dibahas

b)    Draft konsideran

c)     Draft hadir peserta sidang

3.     Saat pelaksanaan sidang

a)    Kontrol waktu / ingatkan pimpinana sidang

b)    Menyediakan semua kebutuhan sidang

4.     Selesai sidang

Setelah selesai persidangan, penyelenggara harus kembali merapikan dan memberikan laporan hasil persidangan.